DESKRIPSI
Layanan ini untuk mengelola email di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Halmahera Timur dan hanya untuk domain haltimkab.go.id
DEFINISI
- Pemohon / pengguna email
adalah orang yang mengujukan permohonan masalah email dan email baru yang digunakan oleh pegawai (ASN) di Pemerintah Daerah Kabupaten Halmahera Timur - Email
adalah singkatan dari Electronic Mail atau Surat Elektronik yang merupakan sarana untuk mengirim dan menerima pesan atau data dalam bentuk digital melalui jaringan internet - Pengelola email
adalah unit kerja yang bertanggung jawab atas pengelolaan layanan email di Kabupaten Halmahera Timur, dalam hal ini adalah Dinas Komunikasi dan Informatika. - Penanggung jawab struktural
adalah pimpinan unit kerja dari pihak Dinas Komunikasi dan Informatika yang berwenang serta bertanggung jawab terhadap layanan email. - Penanggung jawab teknis
adalah orang yang bertanggung jawab secara teknis atas pemenuhan permohonan email dan sebagai kontak teknis yang akan dihubungi oleh pengelola terhadap teknis pelaksanaan permohonan. Penanggung jawab teknis ditunjuk oleh penanggung jawab struktural untuk mengelola dan memelihara layanan email
PERSYARATAN LAYANAN
- Pihak pemohon wajib mengirimkan surat permohonan layanan email sesuai piliha lingkup layanan yang ditujukan kepada Dinas Komunikasi dan Informatika dengan dilengkapi surat permohonan layanan email
- Pemohon wajib mengisi formulir permohonan layanan email dan diperiksa oleh petugas layanan TI untuk kelengkapan persyaratan permohonan
- Pemohon email hanya bagi pegawai ASN di ligkungan Kabupaten Halmahera Timur
KETENTUAN UMUM
Tentang Email
- Masa Berlaku Email untuk pegawai adalah selama pegawai masih menjadi PNS di Kabupaten Halmahera Timur
- Masa Berlaku Email untuk satuan kerja adalah selama satuan kerja tersebut masih menjadi bagian dari Kabupaten Halmahera Timur
- Pengelolaan email sepenuhnya menjadi wewenang penanggung jawab struktural
- Pemberian nama akun (username) pegawai mengikuti aturan penamaan yang berlaku dan disesuaikan dengan nama yang tertera pada sistem kepegawaian Kabupaten Halmahera Timur, penamaan merujuk pada nomenklatur yang berlaku.
- Dalam pengoperasian sehari-hari, “penanggung jawab struktural” diwakili oleh “penanggung jawab teknis”
- Pihak pengguna layanan email mendapatkan dukungan secara teknis dari pengelola
PERSELISIHAN
E-MAIL
- Pengelola tidak bertanggung-jawab atas perselisihan internal yang mungkin akan terjadi atas wewenang pengelolaan email yang didelegasikan
- Pengelola berhak penuh untuk melakukan tindakan yang perlu, seperti mencabut, membekukan, dan lain-lain, atas akun email apabila pengguna email tidak mematuhi aturan aturan yang telah ditetapkan dengan bukti yang telah disetujui
PRIVASI & HAK PRIBADI PENGGUNA
- Pemilik email mempunyai hak penuh untuk menggunakan layanan dengan memperhatikan aturan dan prosedur yang berlaku.
- Segala sesuatu yang menyangkut data pihak pengguna tidak akan dipublikasikan oleh pengelola ke pihak manapun baik organisasi maupun perorangan
KEWAJIBAN PENGGUNA
- Mentaati peraturan dan ketentuan yang berlaku dalam penggunaan akun email.
- Tidak memberikan username dan password email (terutama akun pribadi) kepada pihak luar, untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan yang bisa merugikan pengguna maupun pengelola.
- Tidak menggunakan layanan email untuk tindakan penipuan ataupun tindakan kriminal lainnya serta transaksi belanja barang/jasa secara online.
TANGGUNG JAWAB ATAS DATA E-MAIL
- Pihak pengelola tidak bertanggung jawab atas rusak/hilangnya data pihak pengguna, secara disengaja atau tidak yang disebabkan oleh pihak mana pun.
- Pihak pengelola tidak menyediakan backup untuk semua data pengguna yang disimpan di mail server.
- Pihak pengguna wajib melakukan back up data dan pemindahan data ke media penyimpanan pribadi agar akun email tetap dapat menerima email dengan kapasitas/kuota yang tersedia
KAPASITAS PENYIMPANAN DAN LAMPIRAN DOKUMEN
- Kapasitas yang disediakan untuk email adalah 5 GB.
- Lampiran dokumen (attachment) yang dapat dikirimkan adalah maksimal 10 MB
- Untuk pengiriman lampiran yang jauh lebih besar, dapat melakukan pengajuan ke pengelola.
PELANGGARAN ATURAN
- Memberi peringatan keras sebanyak 1 (satu) kali kepada pemilik email melalui email/telp kepada penanggung jawab struktural maupun teknis dalam batas waktu 2 x 24 jam
- Apabila peringatan diabaikan, pengelola akan memberhentikan layanan secara sepihak terhadap pengguna sampai pihak pengguna menghubungi pihak pengelola.
PEMBATALAN DAN PENGHAPUSAN AKUN
- Pelanggaran ketentuan dan aturan dapat mengakibatkan pembatalan akun oleh pihak pengelola tanpa pemberitahuan sebelumnya
- Apabila pegawai telah memasuki masa pensiun atau sudah tidak menjadi PNS Kabupaten Halmahera Timur
- Kegiatan/program telah berakhir.
LINGKUP LAYANAN
- Penanganan Gangguan E-mail
- Pendaftaran e-mail
Layanan ini menerima permintaan untuk mendaftarkan e-mail baru sesuai dengan persyaratan yang berlaku - Reset password e-mail
Layanan ini untuk memenuhi permohonan untuk mengganti password lama sesuai dengan kondisi dan persyaratan yang berlaku - Penghapusan e-mail
Layanan ini untuk memenuhi permohonan menghapus e-mail sesuai dengan kondisi dan persyaratan yang berlaku - Penonaktifan e-mail
Layanan ini untuk memenuhi permohonan penonaktifan e-mail sesuai dengan kondisi dan persyaratan yang berlaku
PENERIMA LAYANAN
Penerima layanan e-mail ini adalah pegawai ASN di Pemerintah Daerah Kabupaten Halmahera Timur.
BIAYA LAYANAN
Tidak dipungut biaya layanan.
NORMA WAKTU (Service Level Agreement/SLA)
Norma waktu atau perjanjian layanan e-mail terdiri dari:
- Pendaftaran e-mail = 2 (dua) hari kerja, dimulai saat permohonan disetujui
- Reset password e-mail = 2 (dua) hari kerja, dimulai saat permohonan disetuju
- Reset password e-mail = 2 (dua) hari kerja, dimulai saat permohonan disetuju
- Penonaktifan e-mail = 3 jam pada hari kerja, dimulai saat permohonan disetujui
Prosedur Layanan Pendaftaran email baru
Prosedur Layanan Reset Password email
Prosedur Layanan Penghapusan email
Prosedur Layanan Penonaktifan email
